Diese Frage stellen sich Ihre Mitarbeitenden eventuell, wenn Projekte zur Sofware-Implementierung ins Leben gerufen werden oder ins Stocken geraten sind. Sie sind mitten drin im Tagesgeschäft, in den Ist-Prozessen und mit der Unternehmenskultur verwoben. Den Helikopterfokus einzunehmen ist ihnen schwer möglich. Genau das ist jedoch notwendig um Soll-Prozesse zu entwerfen.

Wenn ich in ein Unternehmen hineinkomme, dann haben alle mit denen ich zu tun habe, ein klares Bild von dem was sie tun. Warum sie es gerade so tun und nicht anders, ist jedoch die interessantere Frage, denn es gilt rasch zu erkunden, wie die vor- und nachgelagerten Prozesse aussehen und wie das Unternehmen tickt.

Ich präsentiere die ersten Vorschläge für die Sollprozesse nach einer angemessenen kurzen Erhebungszeit. Je nach Gap zwischen dem Ist- und dem Sollprozess und den Milestones anderer verbundener Projekte schlage ich direkte oder schrittweise Umsetzung vor.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein mittelständisches Unternehmen konnte die Konzeptphase der HR-Prozesse in einer ERP-Einführung nicht erfolgreich abschließen, Zeitverzug im gesamten Projekt drohte. Das HR-Projektteam war von den vielen Diskussionen mit den Beratern ermüdet. Einen Schritt zurücktreten, um einen klaren Blick auf die Prozesse zu werfen, war ihnen nicht mehr möglich. Es wurde entschieden, einen externen Process Owner zu engagieren.

Die Erhebungszeit dauerte vier Wochen. Daraufhin wurden die Sollprozesse und die notwendigen Übergangsschritte von mir präsentiert. Die Konzeptionsphase der HR-Prozesse inkl. einer Anforderungsanalyse und Softwareanbieter-Erstauswahl für eine parallel einzuführende Zeit- und Leistungserfassung konnten in drei Monaten abgeschlossen werden. Die für die HR verkürzte Umsetzungsphase wurde optimal genutzt. Der Go-Live des ERP-Systems wurde von Seiten HR nicht verzögert.

Der geübte Blick von außen kann den Unterschied machen.